Reparto o distribución digital para grupos de ahorro y bancos comunales

¿Cómo realizar un proceso digital de reparto o distribución de un grupo de ahorro o de un banco comunal? En este artículo discutimos las diferentes metodologias de reparto. Vemos cómo la tecnológia facilita la distribución de los ahorros y cúales temas se debe considerar para que el proceso sea eficiente y exitoso! 

INTRODUCCIÓN

Sin duda alguna, el proceso de reparto o distribución es la etapa más critica en la administración de grupos de ahorro o bancos comunales. En ello se distribuye los ahorros y los resultados entre los miembros del grupo al finalizar un ciclo.

La distribución es la recompensa por los sacrificios de los miembros quienes ahorraron, y por la buena gestión de los recursos del grupo. El proceso de reparto, que sea manual o digital, solo será exitoso y efficiente si el grupo haya aplicado todos los princípios de una excelente administración a lo largo del ciclo, incluyendo:  

• Registro correcto de todas las transacciones
• Respecto por la metodologia implementada
• Custodia integral de los valores en caja y/o banco
• Transparencia total ante el grupo y sus miembros

Existen diferentes metodologias de distribución de los ahorros, cada una con sus propias características que serán discutidas a continuación. 

METODOLOGIA

La metodologia de distribución es definida generalmente por la organización de apoyo. Las variables son configuradas en la plataforma a nivel del proyecto, permitiendo que diferentes proyectos tengan metodologias diferenciadas. Aunque la metodologia es aplicada a todos los grupos de un proyecto, algunas variables pueden ser personalizadas o definidas a nivel del grupo. 

          Duración del ciclo

El proyecto define la duración estándar de los ciclos, y así la aplicación lleva un control de la probable fecha de reparto de cada ciclo abierto por un grupo. Sin embargo, la fecha estimada del fin de ciclo puede ser ajustada por el mismo grupo, al abrirlo o durante el mismo ciclo (siempre y cuando la nueva fecha cae después del vencimiento de los préstamos vigentes). 

          Reparto habilitado

Lo más común es habilitar la función de reparto al final del ciclo. Los dias de gracias definidos en el proyecto habilitan el reparto antes de la fecha estimada del fin de ciclo. El proceso de reparto también puede ser marcado como siempre "abierto", es decir que puede ser realizado en cualquier momento del ciclo por el grupo.

Aunque la función del reparto esté habilitada, esto no obliga al grupo al iniciar el proceso. El grupo puede seguir abriendo reuniones y ahorrar. Sin embargo, la aplicación no permite otorgar nuevos préstamos con fecha de vencimiento posterior a la fecha programada de reparto. 

         Método de cálculo

El proceso de distribución calcula el valor de los ahorros más resultados que cada miembro del grupo tiene derecho a recibir. Los resultados se calculan como la diferencia entre el valor en caja y el total de ahorros del grupo.  Existen 3 métodos para distribuir los resultados entre todos los miembros activos: ahorros finales, promedio de ahorros, y partes iguales.  

• Partes iguales (el método más simples): consiste en dividir los resultados del grupo por el número de miembros activos y habilitados al final del ciclo. 
• Ahorros finales (el método más común): calcula el multiplicador de ahorros (= "resultados" / "total de ahorros") y lo aplica al saldo de ahorros de cada miembro. 
• Promedio de ahorros (el método más justo): ajusta y aplica el multiplicador al promedio de ahorro del miembro durante el ciclo (en vez de usar el saldo final). 

El método de cálculo es definido por el proyecto e igual para todos los grupos participando, pero si necesario poderia también ser ajustado para grupos específicos por el Administrador del proyecto.  

          Redondeo

Para facilitar el proceso de distribución y devolución de efectivo a cada miembro, evitando el manejo de centavos, podemos redondear el valor del resultado a ser entrega a cada miembro. El redondeo es siempre para bajo lo que evite eventuales faltantes en caja.  Opciones comunes para redondeo son 1, 5 o 10. El sobrante en caja, fruto del redondeo, será trasladado al siguiente ciclo. 

         Retiro antecipado 

Un miembro puede retirarse del grupo antes del fin del ciclo bajo ciertas condiciones definidas a nivel del proyecto. Las opciones son: "no aplica", "siempre posible" o "posible cuando el grupo tenga resultados positivos acumulados". En caso de retiro antecipado, el miembro solo poderá recibir sus ahorros y no participará más en el proceso de reparto al final del ciclo.  

PREPARACIÓN

El cálculo y el proceso digital de distribución son delicados porque el resultado solo será correcto si el grupo haya ingresado correctamente todas las transacciones a lo largo del ciclo.  Por lo tanto, es sumamente importante que el grupo sea muy disciplinado en el ingreso de los datos y aplique una revisión crítica antes de cerrar una reunión. 

Eventuales errores de ingreso deben ser identificados y corregidos durante la misma reunión. El grupo debe realizar mínimo las siguientes revisiones al final de cada reunión y otra vez antes del inicio del proceso de reparto: 

• Caja / banco: ¿Los valores en caja / banco coinciden con los saldos de la aplicación?
• Ahorros: ¿El saldo de ahorro de cada miembro es validado y confirmado por el mismo miembro?
• Préstamos: ¿Los saldos de préstamos son revisados y validados por los mismos miembros?
• Miembros activos: ¿Los miembros que ya salieron del grupo fueron desactivados en la aplicación?

Grupos que usan la aplicación en paralelo con los libros físicos pueden, antes de iniciar el proceso de distribución, comparar con mayor detalle los saldos de la aplicación con los controles impresos. 

Es fundamental el acompañamiento, revisión y apoyo de un agente de campo, sobretodo en el primer reparto digital por ser un proceso nuevo para el grupo. El agente puede ayudar al grupo con el registro de eventuales correcciones de los saldos de ahorro, préstamos y caja / banco, o pedir ayuda al helpdesk.

PROCESO

Una vez revisado los saldos, el grupo puede iniciar el proceso de distribución cuando esté habalitado según la metodologia. El proceso incluye las siguientes etapas: aviso general, ahorros por miembro, saldos pendientes, calculo de resultados y entrega de efectivo.

          (0) Aviso          

Iniciamos con un aviso general sobre los saldos actuales y el proceso de reparto. El sistema realizará ajustes en las cuentas de ahorro de los miembros y, por motivos de seguridad,  estos cambios no poderán ser revertidos por el mismo grupo.     

          (1) Ahorros por miembro

En seguida, una vista general muestra los saldos de ahorros acumulados de cada miembro. Es importante que estos saldos sean confirmados con los mismos miembros. 

          (2) Saldos pendientes

El próximo paso consisten en revisar y cobrar eventuales saldos pendientes de los miembros. Estos serán cobrados con los ahorros del miembro. Si los ahorros no le alcanzan, el grupo puede sanear el saldo (asumir el costo como grupo) o transferir el saldo para el siguiente ciclo. 

          (3) Cálculo de resultados 

En función del método de reparto configurado para el proyecto, se calculará los resultados del grupo. En seguida se generará los valores a ser distribuidos a cada miembro, los cuales serán agregados al saldo de ahorro de cada uno. 

          (4) Valores por entregar

El saldo actualizado de ahorros de cada miembro está ahora disponible para entrega. Sin embargo, miembros pueden decidir hacer un retiro parcial de sus ahorros y dejar un saldo para iniciar el siguiente ciclo. Los retiros realizados son registrados en la aplicación.

          (5) Saldos próximo ciclo

Por último, la aplicación mostrará los valores y saldos del grupo que serán trasladados para el nuevo ciclo. Al aprobar estos valores se cerrará el ciclo. Un nuevo ciclo poderá ser abierto y configurado por el grupo.  

Este paso-por-paso permite que el grupo pueda interromper el proceso en cualquier momento y retomarlo posteriormente.  De esta forma, en caso de duvidas, se puede consultar con un agente de campo antes de proceder. 

Para grupos usando una aplicación offline, el proceso de cálculo y distribución se ejecutará integralmente según los parámetros definidos en el proyecto durante la próxima conexión con la nube.  

Si el ciclo se haya cerrado, los cambios realizados en las cuentas del grupo y de los miembros solo poderán ser corregidos por el servicio de soporte.

Proceso de reparto Cyclos Savings Groups

RESULTADOS

El objetivo principal de un proceso digital de reparto es facilitar el trabajo del grupo en los cálculos de los saldos a distribuir entre sus miembros. Sin embargo, la distribución digital, también abre nuevas e importantes oportunidades de monitoreo, de aprendizaje y de valor agregado: 

          Indicadores del miembro

Cada proceso digital de reparto genera y guarda estadisticas por miembro como asistencia, ahorros, préstamos y contribuciones sociales durante el ciclo cerrado. Esta información es un insumo importante para crear la identidade digital o el score del miembro.  

          Indicadores del grupo

Al cerrar el ciclo también son calculadas y guardadas estadisticas generales del grupo relacionadas con asistencia, ahorros, préstamos, contribuciones sociales y resultados. El comportamiento y desarrollo del grupo puede ahora ser comparado a lo largo de vários ciclos y con relación a otros grupos. 

         Indicadores del proyecto

Con los resultados de cada grupo guardados se puede generar los totales y estatisticas del proyecto. Los resultados de diferentes metodologias o proyectos pueden ahora ser comparados con facilidad. Esto ayuda a identificar las mejores prácticas y a entender mejor las condiciones del éxito.   

CONCLUSIONES

El proceso de distribución o reparto de los ahorros de los grupos, guiado por la aplicación, es mucho más transparente, sencillo, fluido y rápido que el método tradicional. 

Es importante tener una metodologia de reparto bien definida pero al mismo tiempo reservar cierto grado de flexibilidad para  que un grupo pueda atender situaciones locales específicas. 

Los cálculos son aplicados de forma consistente con la metodologia. Eventuales errores son el resultado de algun ingreso incorrecto durante el ciclo y deberian ser identificados y corregidos a tiempo.  

Además de fomentar la disciplina a la hora de registrar las reuniones del grupo, también es fundamental disponibilizar el apoyo de un agente de campo en el primer reparto digital para validar el proceso.

Errores o descuidos de ingreso son humanos y la aplicación debe contar con un soporte o un servicio de helpdesk para aplicar correcciones en los registros como último recurso. 

La riqueza en información generada a través del reparto digital y el beneficio de una mayor eficiencia para los grupos, justifican disponibilizar estos recursos de apoyo adicionales.   

Es un desafio y gran oportunidad transformar esta riqueza de información en aprendizaje, valor agregado, y beneficios para los miembros, los grupos, el proyecto y la organización de apoyo.